ASSISTANT PROJETS (F/H)

Dans le cadre de la mise en oeuvre de la loi d'orientation des mobilités, le SYTRAL (Syndicat Mixte des Transports pour le Rhône et l'Agglomération Lyonnaise) est devenu au 1er janvier 2022 l'Autorité Organisatrice des Mobilités des Territoires Lyonnais, dénommée « SYTRAL Mobilités ».

Désormais établissement public local à caractère administratif, ses missions couvrent un bassin de mobilité élargi comprenant 13 collectivités du Rhône, desservant 263 communes sur un territoire de plus de 1.8 million d'habitants. En plus des missions initiales d'organisation des services de transports réguliers (réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône), des services de transports scolaires (réseau Cars du Rhône), des services de transport à la demande (réseaux Libellule, Cars du Rhône, services Optibus) et de la liaison Rhône Express entre Lyon et l'aéroport Saint-Exupéry, SYTRAL Mobilités assure des missions de conseil, de coordination, de planification et d'animation du territoire en matière de mobilité.

Son objectif majeur est d'offrir la meilleure offre transport pour les habitants et sa politique d'aménagement des transports urbains et interurbains repose sur un maillage territorial fort ainsi qu'une liaison entre les différents pôles d'activités. Sur le mandat 2021-2026, un plan d'investissement sans précédent de plus de 2,55 milliards d'euros est engagé pour développer massivement le réseau en infrastructures, en systèmes et en matériel roulant durable, afin de répondre à l'urgence climatique. SYTRAL Mobilités est un levier économique, social et durable de l'agglomération lyonnaise. - Assurer ou participer à la réalisation de l'ensemble des travaux administratifs et financiers nécessaires au bon fonctionnement du service, selon l'organisation de celui-ci et ses liens avec le reste de la collectivité.

• Recueillir et traiter les informations nécessaires à la gestion des missions confiées.
• Apporter une aide permanente aux chefs de projets et aux ingénieurs projets de la Direction de la Maîtrise d'Ouvrage des projets de Développement, en termes d'organisation personnelle et d'assistance administrative dans le cadre de la gestion de dossiers.
  
  

Fournir une assistance administrative au sein de l'équipe (lien hiérarchique ou fonctionnel),

• Rédiger à partir de modèles existants, relire et mettre en forme tous types de documents bureautiques (courriels, courriers, notes, synthèses, présentations...),
• Réceptionner, rechercher, enregistrer, vérifier, préparer, diffuser et classer des dossiers,
• Elaborer, renseigner et/ou assurer le suivi des tableaux de bord et outils du service,
• Gérer le courrier sortant (mise en signature, suivi, archivage et confirmation de réception),
• Rappeler les échéances et le cadre administratif (délais de transmission de pièces...),
• Se positionner en tant que référent administratif sur les outils et process métiers (répondre aux sollicitations et rappeler les informations importantes, saisir des informations dans les logiciels, contribuer à la formalisation de fiches procédure, à la rédaction de guides...),
• Mettre en forme et suivre des actes (décisions, délibérations, conventions...)
• Mener des relances (auprès d'entreprises, maître d'oeuvre, AMO...) et/ou des contrôles de cohérence des documents fournis en lien avec un responsable de projet,
• Contribuer à la préparation et/ou la gestion de dossiers spécifiques, puis assurer le suivi administratif et financier de leur instruction :
• En lien avec le maître d'oeuvre et le chef de projet, suivre le processus d'achèvement des opérations, depuis les opérations préalables à la réception jusqu'à la levée complète des réserves et la fin de la garantie de parfait achèvement (créer et mettre à jour le tableau de bord pour l'ensemble des marchés),
• Participer activement au solde des opérations : constitution du dossier de transfert à la Direction en charge du patrimoine et suivi de l'avancement du transfert ; créer et renseigner les tableaux ; relancer les prestataires en cas de besoin,
• En lien avec le chef de projet et les mairies concernées, rédiger, préparer et assurer le suivi de l'instruction des dossiers d'enquête publique, permis de construire, autorisations d'urbanisme, déclarations...).
• Classer et archiver les documents contractuels et les dossiers.
• Contribuer à l'établissement et/ou assurer le suivi de conventions financières et de transfert de maîtrise d'ouvrage (CTMO) (recensement de celles actives, identification de celles arrivant à échéance, renouvellement...),
• Intervenir en appui administratif et financier dans le cadre de projets (suivi des budgets, de l'avancement des livrables, de la conformité des objectifs, des échéances...)
  
  

Apporter un appui dans le suivi d'exécution technique et financière des marchés,

• Déposer les documents administratifs relatifs aux marchés sur la GED,
• Notifier, saisir et/ou modifier les marchés (en cas d'avenant notamment) dans le logiciel E-SEDIT,
• Etablir des lettres de commande et/ou bons de commande sur demande, puis en assurer le suivi administratif (interface avec les parties prenantes, vérification des pièces...),
• Répondre aux sollicitations sur son champ d'intervention (informations de premier niveau, remise de documents manquants...),
• Participer au suivi budgétaire et financier des activités (suivre la facturation...),
• Participer à la procédure de passation des marché (vérification des pièces, saisie...)
  
  

Préparer et/ou suivre des réunions multi-agendas en fonction des besoins,

• Consulter les agendas, prendre et organiser les rendez-vous en fonction des priorités,
• Gérer toute l'organisation logistique (convocations, préparation du matériel et dossiers...),
  
  

Activités Secondaires

• Former ou informer les nouveaux arrivants du service sur les outils et process métiers,
• Se coordonner et assurer la suppléance des autres assistants du service en cas de besoin,
• Scanner, classer et archiver des pièces administratives (version informatique et/ou papier),
• Organiser les éventuels déplacements (ordres de mission, réservations, notes de frais...),
• Consulter des entreprises pour l'obtention de devis sur demande,
• Lieu : 21 Boulevard Vivier Merle 69003 LYON - à proximité de la gare Part-Dieu,
• Temps de travail : 35h (7h/j), 37h30 (7h30/j + 15 jours de RTT) ou 38h45 (7h45/j + 22 jours de RTT),
• Poste ouvert au télétravail jusqu'à 2 jours par semaine sans condition d'ancienneté,
• Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime de fin d'année, tickets-restaurant, adhésion au
  
  

Comité Social de la Métropole de Lyon (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides...),

• Bonne connaissance de l'environnement bureautique et numérique (Word, Excel, Outlook, Berger-Levrault notamment),
• Connaissances spécifiques à avoir en matière de commande publique : réglementation des marchés publics
• Maitrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe...)
• Maîtrise des procédures administratives et des techniques de traitement de l'information,
• Connaissances de l'organisation et du fonctionnement des collectivités locales.
  
  

Savoir-faire

• Savoir planifier ses tâches, gérer son temps et respecter les délais impartis,
• Savoir évaluer l'urgence d'une demande, prioriser et l'intégrer dans sa gestion quotidienne,
• Savoir prendre des notes, saisir, relire et mettre en forme tous types de documents,
• Savoir suivre des dossiers (agir seul sur son champ d'actions, veiller au respect de la procédure...),
• Savoir orienter et transmettre des informations sur des procédures administratives et financières,
• Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques,
• Savoir chercher et recueillir les informations nécessaires à la bonne réalisation de ses tâches,
• Savoir trier l'information et faire preuve d'une grande discrétion en préservant sa confidentialité,
• Savoir échanger avec une multitude d'acteurs et répondre aux sollicitations multiples,
• Savoir organiser le classement et l'archivage des dossiers.
  
  

Savoir-être

• Qualités de planification, d'organisation et de priorisation,
• Polyvalence et adaptabilité (aux interlocuteurs, aux outils...),
• Qualités rédactionnelles,
• Curiosité et proactivité,
• Autonomie,
• Discrétion
• Disponibilité et esprit d'équipe,