ASSISTANT.E DE DIRECTION

À propos de nous

A 45 minutes de Rennes et 2h15 de Paris en TGV, Saint-Brieuc-Armor-Agglomération réunit 32 communes et plus de 150 000 habitants. Offrant un cadre de vie préservé entre terre et mer, le territoire bénéficie d’une forte dynamique culturelle et sportive ainsi que d’espaces naturels d’exception, dont la plus grande réserve naturelle de Bretagne. Pôle de décision breton, la baie de Saint-Brieuc est une grande créative engagée dans plusieurs domaines : l’éco-construction, la santé, l’agriculture, les énergies renouvelables…

La Direction Mutualisée des Ressources Humaines (DMRH) œuvre quotidiennement au service des 1800 agents de l’Agglomération de Saint-Brieuc, la ville de Saint-Brieuc et du CCAS. Face aux nouveaux défis RH : attractivité, engagement, bien-être et évolution des agents, la Direction se positionne comme une actrice incontournable de la transformation des métiers territoriaux et des organisations.

Au sein d’un collectif composé de 4 services et 38 collaborateurs : Gestion Administrative, Prévention et Santé au Travail, Systèmes d’Information et Prospective RH, Recrutement et Formation, vous travaillez en bonne intelligence avec l’ensemble des usagers internes, agents et services.

Dans ce contexte, la collectivité recherche son.sa futur.e : Assistant.e de direction.

Mission

Les Missions D’accueil Et De Secrétariat

Placé.e sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, votre rôle sera de l’assister dans le bon déroulement de ses missions et d’assurer la gestion administrative de dossiers spécifiques qui sont sous votre responsabilité. Vos principales missions sont les suivantes :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers de la direction, assurer une réponse de 1er niveau ou les orienter vers le bon interlocuteur au sein de la direction
• Assurer le secrétariat de la Direction et du service gestion administrative
• Gérer le courrier entrant et sortant de la direction et le suivi des parapheurs de l’ensemble des services
• Gérer l’agenda de la directrice en assurant l’organisation des réunions et les prises de RDV
• Préparer les éléments nécessaires au bon déroulement des réunions (préparation des dossiers...)
• Gérer le planning des congés de la direction
• Préparer les envois en nombres (journal interne, carte de vœux..) pour les services de la Direction
• Renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction en fonction des besoins
• Gérer les commandes de fournitures administratives, les besoins en matière de moyens généraux de la direction
• assurer la continuité d’accueil et des missions de secrétariat de la direction pendant les périodes de congés ou d’absence en lien avec les 3 autres assistantes de service
  
  

Les Dossiers En Gestion Directe

• Assurer le suivi des délibérations de la direction en lien avec les 3 services et être le garant du respect des calendriers des instances
• Gérer les frais de déplacement des agents : instruction et calcul des remboursement, suivi administratif
• Assurer le suivi des remboursement des visites médicales en lien avec les services concernés
• Gérer les attributions des cartes de parking et des cartes de restaurant administratif du personnel et en assurant l’actualisation annuelle
• Assurer le soutien administratif et opérationnel des manifestations portées par la direction : l’organisation des journées d’intégration, des cérémonies des vœux et des médailles
• Coordonner les opérations de classement et d’archivage au sein de la direction en tant que référent
  
  

Autres Missions

• Seconder la gestionnaire des instances paritaires dans l’organisation des réunions avec les partenaires sociaux, les relances diverses et la rédaction des PV et comptes rendus de réunions
• Participer à la vie de la direction : réunions, évènements, projets collectifs ...
• Contribuer à la continuité de service en cas d’absence et des besoins exprimés au sein de la direction.
  
  

Profil

Vous possédez une première expérience dans l’assistanat administratif ou de direction ? Votre profil nous intéresse !

De nature autonome, organisé.e et réactif.ve, vous avez une bonne connaissance du fonctionnement du service public et des collectivités. Vous maîtrisez les outils de bureautique (LibreOffice) et possédez une bonne capacité rédactionnelles (maîtrise de la prise de notes, rédaction de comptes rendus, de courriers et de notes administratives…).

Vous avez le sens du relationnel et et du contact public. Vous possédez une appétence pour le travail en équipe et la transversalité.

Enfin, vous bénéficiez de capacité d’écoute, d’anticipation et savez gérer les situations de tension avec les usagers.

CONDITIONS DE RECRUTEMENT

• Contrat CDD 3 à 6 mois sur le cadre d’adjoint.e administratif.ve.
• Prise en charge de 300€ par an pour un agent à temps complet dans le cadre du Forfait Mobilité durable
• Permis B
• Régime indemnitaire afférent au cadre d’emplois et aux fonctions
• Lieu de travail : 34 rue du 71ème RI à Saint-Brieuc
  
  

Si Vous Êtes Intéressé.e Par Ce Poste, Vous Pouvez Adresser Votre Dossier De Candidature Comportant CV Et Lettre De Motivation, à L’aide Du Lien Ci-dessous, Ou Par Voie Postale à

Monsieur Le Président de Saint-Brieuc Armor Agglomération- Direction des Ressources Humaines -5 rue du 71ème R.I- BP 4403 - 22044 SAINT-BRIEUC Cedex 2.

Référence de l'offre : ot59nki6hu