Secrétaire H/F

SECRETAIRE H/F

COORDINATION DES INSTITUS DE FORMATION

TEMPS COMPLET

CDD 6 MOIS

A COMPTER DU 6 JANVIER 2025

Un poste de secrétaire H/F, est à pourvoir prochainement au sein de la coordination des instituts de formation, de l’IFCS et du CFARM sur le site de Poitiers.

Présentation générale du CHU

Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne, et, est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne

Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.

Description du poste

Rattaché à l’assistante de la coordination des instituts, sous l’autorité du coordonnateur et de son adjointe, vous participez à l’organisation de la coordination des instituts, de l’institut de formation des cadres de santé et du centre de formation des auxiliaires de régulation médicale.

Vous participez à la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées aux services ou suivi des dossiers.

Pour cela, vous êtes amené à être en interaction avec les différentes directions et pôles de l’établissement.

Vos Missions Principales Sont Les Suivantes

Secrétariat général de l’IFCS et du CFARM :

Accueil physique des apprenants et intervenants

Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques

Traitement du courrier : tri, enregistrement, traitement, diffusion, classement, archivage

Correction et mise en forme de documents, rapports et courriers comptes rendus d’instance

Gestion et suivi de la scolarité des apprenants (dossier scolaire, emploi du temps, stage, planification des salles au sein du dossier partagé…)

Gestion administrative des instances

Paiement des intervenants

Suivi et enregistrement des absences du personnel et des apprenants en promotion professionnelle

Gestion et organisation de la sélection (inscription, épreuves d’admissibilité et d’admission)

Veille réglementaire et organisationnelle

Archivage de dossiers

Enregistrement et classement des conventions pour l’ensemble des stages des apprenants

Gestion des stocks de fournitures de bureau (saisie, suivi, contrôle)

Recensement annuel des besoins en matériel informatique et hôtelier

Demandes de dépannage informatique ou de travaux

Suivi administratif de la taxe d’apprentissage

Activités En Lien Avec La Coordination

Gestion de l’agenda du Coordonnateur et de son adjointe

Suivi des dossiers de la coordination (taxe d’apprentissage et financement, rapport d’activité, universitarisation, agrément, campus santé …)

Gestion financière des instituts

Suivi des commandes et facturations

Régie des instituts

Suivi des demandes des tutelles et coordination des réponses de tous les instituts

Réponses aux demandes statistiques des différentes tutelles et autres organismes

Missions Ponctuelles (en L’absence De L’assistante De La Coordination, Vous Pouvez Être Amené à Réaliser Des Missions Ponctuelles Nécessaires à La Continuité Du Service)

Prise de rendez-vous, gestion des agendas, organisation de réunions et de déplacements

Transmission aux directeurs des dépôts de recours devant les tribunaux administratifs, cours administratives d'appel et conseil d’Etat

Votre Profil

De formation BAC STMG, BTS ou DUT dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative, vous justifiez d’au moins 2 années d’expérience, idéalement dans le secteur hospitalier ou de la santé.

Compétences

Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique

Maîtrise des outils bureautiques Excel, Word, Power point et Outlook

Maîtrise de l’outil GESTOR

Aptitudes Professionnelles

Sens de l’accueil et qualités relationnelles

Facilité d’intégration et de communication

Capacité d’organisation et d’adaptation

Disponibilité

Sens du travail en équipe

Esprit d’initiative

Aisance avec les outils informatiques

Savoir rendre-compte

Rigueur et souci de vérification

Respect de la confidentialité et du secret professionnel

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Capacité d’organisation et de gestion du temps

Informations complémentaires

Nous vous proposons une mission de 6 mois en temps complet à compter du 6 janvier 2025, renouvelable en fonction des évaluations.

Amplitude horaire : 08h30-17h00

Votre rémunération sera fixée sur un grade d’Adjoint administratif, catégorie C (grille indiciaire de la fonction publique hospitalière), soit : 2190€ brut - 1760€ net.

Pourquoi rejoindre le CHU de POITIERS ?

Faire preuve d’un engagement fort au sein d’une structure hospitalière publique

Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de haute qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux.

Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des RPS, service social du personnel.)

Accès à l’ensemble du plan de formation institutionnel

Offre diversifiée de restauration (Food truck, self)

Jardins et espaces verts/ parking gratuit/ réseau covoiturage

Accès au CE/CGOS : vacances à prix réduits, tarifs préférentiels sur des spectacles, places de cinéma, chèques cultures, CESU, prestations sociales, chèques vacances…

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Monsieur GRAND Jannick, coordonnateur des instituts, par email [email protected]

La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU [http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/secretaire ecoles] est le 1er décembre 2024.

Ref : C110O84963