Assistant(e) de Direction

Nous recrutons notre assistant(e) de Direction.

Doté(e) de l’envie d’agir et intéressé(e) par l’entrepreneuriat, l’innovation, vous avez un rôle central dans le bon fonctionnement de l’association.

Vous êtes rattaché(e) à la direction, et travaillez en partenariat avec notre assistante administrative.

RESPONSABILITÉS

Véritable couteau-suisse de la structure, vous savez gérer plusieurs dossiers en même temps et gérer vos priorités.

Vous êtes en charge du soutien à la direction pour la gestion de la gouvernance de la structure, les demandes et le suivi des financements, le suivi RH et l'organisation du secrétariat du pôle.

Voici Vos Principales Missions

Pour le compte de la Direction,

• Vous préparez et organisez les réunions de gouvernance, notamment Conseil d’administration et bureau.
• Vous assistez la direction dans l’organisation et la préparation des rendez-vous externes avec les entreprises, les élus, les collectivités et institutions (prise de rdv, préparation des documents, suivi).
• Vous organisez les agendas de Codir et assurez leur organisation.
  
  

En tant que garant de la bonne organisation administrative :

• Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
• Vous assurez le suivi administratif du personnel (dossiers des salariés, gestion de la plateforme de recrutement, transmission des éléments de paie à la RH, contrôle des note de frais) et faites le lien avec le cabinet comptable pour la paie.
• En lien avec l'assistante administrative, vous pouvez faire le lien avec le cabinet comptable et gestionnaire, préparer les pièces comptables nécessaires (factures, justificatifs de déplacement, etc..) et assurer un suivi de la facturation.
  
  

Vous êtes en interface permanente avec les partenaires et les financeurs publics :

• Vous êtes l’interlocuteur de références auprès des prestataires et partenaires externes, notamment les financeurs de l'association.
• Vous êtes responsable et préparez, avec le DAF les demandes de subventions auprès des nombreuses collectivités qui accompagnent Eurobiomed, les déposez et en assurez le suivi.
  
  

Enfin, vous assurez la bonne circulation de l’information en interne.

Profil Recherché

Titulaire d'une formation de type Bac +3 (BTS Assistant Manager ou Assistant de Direction, Assistant de Gestion PME-PMI, DUT GEA…), vous justifiez d'une expérience similaire et réussie d'au moins 5 ans.

Nous recherchons une personnalité investie, rigoureuse et ayant un réel sens du service et de la diplomatie.

Votre fiabilité et votre efficacité au service de l'association et de sa direction vous permettent de gérer en parallèle des missions urgentes et des projets de fond. Vous avez un sens du service développé, vous aimez travailler en équipe et vous savez faire preuve d'initiative pour trouver des solutions aux aléas du quotidien.

Vous avez de très bonnes compétences rédactionnelles et savez organiser des agendas complexes pour le compte de tiers.

Par-dessus tout vous recherchez un poste dans lequel vos compétences et la réalisation de vos missions aient un impact direct sur la réussite de la structure.

Vous maitrisez les outils bureautiques.

Avantages : vous bénéficierez de notre mutuelle d’entreprise, de notre prévoyance, d’une prime vacance, le remboursement des frais de transports publics à hauteur de 50%, de jours de télétravail et d’un CE.

Type de contrat : CDI temps plein

Lieu : Locaux de Marseille. Le télétravail est possible une journée par semaine.